Kara umowna jest obecnie powszechnie stosowanym środkiem, służącym zwłaszcza zapewnieniu terminowości i należytej jakości wykonania zobowiązań. Stanowiąc zarówno instrument służący dyscyplinowaniu stron umowy, jak i wygodny mechanizm kompensaty /zastępujący lub uzupełniający instytucję odszkodowania/ w przypadku nienależytego wykonania umowy, zyskała zwłaszcza na znaczeniu w praktyce działania podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych. Zgodnie z przepisem art. 483 KC, można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna). Ustawodawca zastrzega jednak, że dłużnik nie może bez zgody wierzyciela zwolnić się z zobowiązania przez zapłatę kary umownej. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. Jednakże żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony umowy inaczej się w tym zakresie umówiły. Zastrzeżenie kary umownej, upraszcza zatem sytuację wierzyciela, który nie musi wykazywać wysokości poniesionej szkody, jak to się dzieje w przypadku dochodzenia odszkodowania. Z drugiej jednak strony, jeśli w umowie nie zastrzeżono uprawnienia wierzyciela do dochodzenia również odszkodowania, to poczytuje się, że kara umowna zastępuje odszkodowanie, które w takim przypadku nie może być dochodzone ponad wysokość zastrzeżonej kary.
Wśród przesłanek zastosowania kary umownej obok oczywistej przesłanki, że kara taka została w sposób skuteczny w umowie zastrzeżona, wskazać należy konsekwencje poglądu wyrażonego w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 6 października 2010 r., Sygn. II CSK 180/10 (vide LEX nr 970070), zgodnie z którym, „w razie kary umownej zastrzeżonej na wypadek niewykonania zobowiązania, kara należy się jedynie, gdy dojdzie do zwłoki dłużnika (art. 476 k.c.). Dłużnik może się uwolnić od obowiązku zapłaty kary umownej, jeżeli obali wynikające z art. 471 k.c. domniemanie, że opóźnienie w spełnieniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność.” A zatem, uwolnienie się od obowiązku zapłaty kary umownej, możliwe jest zarówno w przypadku wykazania przez dłużnika nieskuteczności samego zapisu umowy, jak też wykazania przez niego, że nienależyte wykonanie umowy (jeśli zostało zastrzeżone, jako podstawa zastosowania kary umownej), jest nastepstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności. Dokumentowanie takich okoliczności z góry powinno być zatem przedmiotem szczególnej troski wykonawcy /dłużnika/, jeszcze na etapie wykonywania umówionych usług, dostaw lub robót budowlanych. Warto o tym pamiętać, zwłaszcza, że w praktyce nader często odnotowuje się przypadki nieuzasadnionego, automatycznego obciążania wykonawców karami umownymi zastrzeżonymi przez zamawiającego /wierzyciela/ w umowach zawieranych w ramach zamówień publicznych. W takich przypadkach, jeśli umowa nie przewidywała skutecznych mechanizmów ugodowego rozwiązywania sporów, wykonawcy pozostaje wyłącznie sądowa droga dochodzenia swoich racji. Zatem to co w zamyśle ustawodawcy miało upraszczać reguły obrotu, stanowi instrument służący częstokroć ukrywaniu błędów zamawiającego, zwłaszcza jeśli kara umowna może być natychmiast potrącona z wynagrodzenia wykonawcy.